OB訪問をすれば、「興味がある職種、業界の内情」、「OBとのつながりができる」などのメリットがあります。
しかし、初めてOB訪問を依頼する際メールマナーが分からず、日程がなかなか決まらなくて悩んでいませんか？
この記事を読めばOB訪問で日程が合わない原因を知りながら、例文付きでメールマナーを学ぶことができます。
「メールマナーを詳しく知りたい人」、「OB訪問の日程調整方法を迅速に知りたい人」におすすめです。
OB訪問で日程調整が合わない原因とは？
日程が合わないと悩んでいる方、OB訪問の日程調整をする際、以下３点の原因に思い当たる点はありませんか？
どれか一つでも当てはまっていたら一度メールを見直してみましょう。
１日のみしか日時候補を挙げなかった
メールを送る際、指定の１日のみの日時候補を挙げてメール送信しようとしていませんか？
忙しい社会人が時間を捻出するのはとても難しいことです。
こちらがなるべく予定を空け、柔軟に調整できるようにしておきましょう。
OB側の見落とし、迷惑メールに入っている
こちらには非がない可能性の原因ですが、日程調整のメールを見落としている、迷惑メールに入っているなども考えられます。
その際は何回も送らず、最低３日間空けてメール送信してみましょう。
何回も送ってしまうと相手に失礼ですし、気分を害してしまう場合もありますので注意が必要です。
メールの連絡マナーがなっていなかった
OBだからとつい砕けた文章（タメ口など）でメール送信しようとしていませんか？
いくら大学の先輩だからと言っても相手は社会人です。
『親しき中にも礼儀あり』という言葉があるように、ビジネスマナーに沿ったメール文章を心がけましょう。
また、誤字脱字にも注意が必要です。
相手に「雑な人、不注意な人」だと認識され、最悪断られてしまうケースもありますので注意が必要です。
OB訪問の日程調整メールを送るときのマナー
上に挙げた原因がわかったら、日程調整をする際以下５点のメールマナーに気を付けましょう。
１.日程調整は1ヵ月前～２週間前の日程から候補を３つ挙げる
日程調整は最低３つ（就業時間内）を候補に挙げて返信しましょう。
１つのみの日程調整だと、もし相手の予定が空いてなければ、何回もメールをやり取りしないといけなくなってしまいます。
自分に合わせるのではなく、こちらから相手にあわせて日程調整をしていくほうが無難です。
相手から日程調整してくれる人がいたら、その人の予定に合わせてこちらから日程調整しましょう。
2.返信はできるだけ早く
OBからメール返信があれば必ず24時間以内に返信しましょう。
日々の業務で忙しい中、あなたと会う時間を調整しようとしてくれます。
あなたの返信が遅いと、相手方の予定調整が滞ってしまいますので、メール返信が来たら後回しにせず、必ず24時間以内に返信しましょう。
3.メールのやり取り回数は5回まで
OB訪問の日程調整のメールやり取り回数は最高5回までがマナーです。
それ以上のやり取りは相手方の時間を無駄にしてしまうため、メールでのやり取りは5回までに終わらせておきましょう。
4.メールをする時間帯に注意する
メールを送信する際は、企業の就業時間内に送信するようにしましょう。
それ以外にメール送信する場合、特に注意すべき時間帯は22時以降の時間帯です。
います。
もし返信が22時以降になってしまうのなら、翌朝に返信しましょう。
どうしても夜にメールを送らなければならない場合、「夜遅くに申し訳ございません」と一言添えてから返信するのがビジネスマナーの基本です。
5.OB訪問したい理由・熱意を伝える
OB訪問をしたい理由、知りたいことを事前に相手にメールに盛り込んでお伝えしておきましょう。
当日相手方が知りたい情報を事前に調べて話してくれます。
「緊張して知りたい情報が聞けなかった」、「もっとこの業界のことを深堀して聞いてみたかった」など後悔しないためにも、知りたい情報は事前に相手に知らせておくと安心です。
質問リストを作成して事前に送っておくのもおすすめです。
【例文】OB訪問、日程調整するときの依頼用メール
まずは、自分が何者なのか？業界（企業）に興味があるなどを盛り込んだメール文章を書いて送ることがポイントです。
社会人とのやり取りが基本のOB訪問では、最初のメールマナーが肝心です。
例文を参考にしながら日程調整を行いましょう。
1.宛先
相手のメールアドレスを記載する場所です。
2.件名
最初はなるべく15文字を目安に簡潔に書きましょう。
3.宛名
会社名、部署、氏名を本文の中に記載しましょう。
4.本文
ここでは日程調整候補、興味を持った理由など詳細に書きましょう。
会う場所、所用時間を入れておくとやり取りする手間が省けるのでおすすめです。
5.署名
氏名、大学名（学部・学科・回生）、住所、連絡先、メールアドレスは必ず明記しましょう。
| 件名 OB訪問のお願い ○○株式会社 ★★部 ●●●●様突然のメールで失礼致します。私、□□大学◎◎学部△△学科■年の☆☆☆☆と申します。 現在、20**新卒入社に向けて就職活動をしております。この度、大学の就職課で●●様の連絡先を紹介して頂きました。 大変お忙しい中恐縮なのですが、ぜひ●●様にOB訪問をさせて頂きたく、ご連絡差し上げました。私は▲▲業界を中心に業界研究をしており、貴社に大変興味を持っております。 そこで▲▲業界や仕事内容について、現場でご活躍されている●●様にお話を伺えればと考えております。ご多忙のところ申し訳ありませんが、もしお受け頂けるのならば●●様のご都合の良いお日にちを教えていただけると幸いです。＜候補日程＞◯月◯日 午前◯月◯日 午後◯月◯日 終日所要時間は◯◯分ほどを想定しており、当日は【オンライン/対面】でお話できれば幸いです。突然のお願いで大変恐縮ですが、一度ご検討頂ければ幸いです。 よろしくお願い申し上げます。—————————————————————– ☆☆☆☆ □□大学◎◎学部△△学科■年 〒000-0000 00県00市00町00-0 TEL：090-0000-0000 e-mail：000000＠00.co.jp —————————————————————– |
【例文】日程確定した３日前のOB訪問、日程調整確認（リマインド）メール
日程調整して事前に確定した日の連絡を再度確認する「確認（リマインド）メール」を送っておくと安心です。
なぜならOB訪問は相手にとって優先順位が低く、日々の忙しさの中で忘れてしまう可能性が高いからです。
遅くとも最低3日前にOBに確認しておきましょう。
1.宛先
依頼文と同じ、相手のメールアドレスを記載する場所です。
2.件名
返信の場合はRe：を必ず入れましょう。
受け取った側が何に対しての返信なのか一目でわかるからです。
3.宛名
依頼メールと同様、会社名、部署、氏名を本文の中に記載しましょう。
4.本文
ここでは日程調整、熱意などできる限り詳細に書きましょう。
5.署名
氏名、大学名（学部・学科・回生）、住所、連絡先、メールアドレスは必ず明記しましょう。
| 件名；Re：Re：Re：OB/OG訪問のお願い □□大学 氏名 ○○株式会社 ★★部 ●●●●様 お世話になります。□□大学◎◎学部△△学科■■年生の（氏名）です。◯月◯日◯時からのOB訪問は、開催で問題なかったでしょうか？何か不都合がある場合のみ、ご連絡いただければ幸いです。当日のOB訪問、楽しみにしています。ご足労をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。—————————————————————– ☆☆☆☆ □□大学◎◎学部△△学科■年 〒000-0000 00県00市00町00-0 TEL：090-0000-0000 e-mail：000000＠00.co.jp —————————————————————– |
【例文】OB訪問が無事終了！日程調整お礼メール
OB訪問が無事に終わってよかった。
と安心したいところですが、忙しい中OB訪問の日程調整をしてくれたOBに対してお礼メールを送らなければなりません。
ただ、感謝するだけでは単調な感じに捉えてしまうので、印象に残ったこと、OB訪問で聞いたことへの感想を盛り込むのがおすすめです。
先方の方に良い印象を与えられ、OB訪問を受け入れて良かったと感じてもらえます。
1.宛先
依頼分、確認同様相手のメールアドレスを記載する場所です。
2.件名
新しくメール作成して『OB訪問の御礼（□□大学 氏名）』を入力します。
氏名をいれるのは、誰からのメールかわかりやすくするためです。
3.宛名
依頼メールと同様、会社名、部署、氏名を本文の中に記載しましょう。
4.本文
日程調整をしてくれたお礼、感想などを盛り込んだメール内容を送ることで、名前も覚えてもらいやすいです。
必ず、響いた言葉や感想を盛り込んだメール内容を送りましょう。
5.署名
氏名、大学名（学部・学科・回生）、住所、連絡先、メールアドレスは必ず明記しましょう。
| 件名 OB訪問の御礼（□□大学 氏名） ○○株式会社 ★★部 ●●●●様 お世話になっております。□□大学◎◎学部△△学科■■年生の（氏名）です。本日はご多用のところ、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。 ●●様のお話から自分のビジョンがはっきりとし、貴社で働かせていただきたい気持ちがさらに強まりました。特に今日の「（具体例、業界の話など）」のお話は、（感想）で印象に残り、大変勉強になりました。これから●●様からいただいた貴重なお話を参考に、さらなる企業研究を進めて参ります。またご相談させていただくこともあるかもしれませんが、その際は、ご指導よろしくお願いいたします。貴重なお時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 —————————————————————– ☆☆☆☆ □□大学◎◎学部△△学科■年 〒000-0000 00県00市00町00-0 TEL：090-0000-0000 e-mail：000000＠00.co.jp —————————————————————– |
OB訪問の日程調整に関してよくある質問
こちらでは、就活生がメールマナーについてよくある質問を３つにまとめています。
どうしても日程が合わないときは土日でもいいですか？
日程調整で土日を入れること自体問題はございません。その方が先方も都合がいい場合もあるためです。
大事なことは、「念の為、土日も候補日として記載いたします」とひと言メールに添えることです。
なぜなら、本来休日の土日にOB訪問を受けると、休日出勤のような気分になるからです。
ただし、こちらで提示したすべての日程が土日になるようであれば、「私の都合で恐縮でございますが、土日しか候補日をあげられないのですがよろしいでしょうか？」と丁重にお伺いを立てることです。
相手のことを思った文章は相手に好印象を持ってもらいやすいので、OB訪問で質問する際もぜひ活用してみましょう。
OB訪問日程調整の際お礼メールを送り忘れてしまいました。3日以上経ってしまっていますが放っておいても大丈夫でしょうか？
「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」という謝罪文を必ず入れてから、「◯月◯日◯時にOB訪問した□□大学◎◎学部△△学科■年生の（氏名）です」と本文に添えて返信しましょう。
日付や氏名を入れる理由は、相手方が日々の業務で忘れてしまっている可能性があるためです。
一番やってはいけないのは、メールを送らず、そのまま放っておくことです。
もし入社することが決まったときに、「礼儀のない人」と認識されてしまいます。
最悪、○○大学の学生はマナーが悪いというレッテルを張られてしまい、就活の募集停止、OB訪問をしてくれない可能性が高くなってしまいます。
お礼メールは必ず送るとともに、原則24時間以内に送りましょう。
個人情報はできるだけ入れたくないので署名欄を名前のみ記載してもいいですか？
原則、署名欄は名前のみのメール送信は控えたほうがいいです。
なぜなら多くの社会人は、送信されたメールをすべて見るわけではないからです。
迷惑メールが多い中、署名欄を名前のみ記載していると、迷惑メールだと認識されてしまい、中身を確認しないケースがあります。
必ず、記載する情報は「氏名、大学名（学部・学科・回生まで記載）、住所、電話番号、メールアドレス」を送るようこころがけましょう。
返信する際にも必ず、Re:を含めた署名を記載するようにしましょう。
OB訪問の日程調整は相手の立場に立つ気持ちで！
OB訪問の日程調整には、常に相手の立場に立つ気持ちと意識が大切です。
例文をそのまま使用する際にも、『相手の立場に立つ＝なぜこういう言葉を伝えるのか？』を考え、理解しながらメールを書くことで相手に好印象を持ってもらいやすいです。
この思考を大切にしていると、マナーがわかっている人と思われ、好印象を持ってもらいやすくなります。
OB訪問はその目線に立てる貴重な機会ですので、ぜひ活用してマナーを身に着けましょう。
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